Siga-nos
BLOG
Por que automatizar o planejamento orçamentário?
Constantemente, as empresas buscam investir em estratégias que impulsionem seu crescimento. Dentre as abordagens que podem ajudar atingir esse objetivo, está o planejamento orçamentário.
Isso porque, é essa a estratégia que define como os recursos da organização serão destinados, a fim de garantir que cada frente de serviço terá o valor necessário para operar de forma eficiente.
No entanto, para que o planejamento orçamentário possa trazer os resultados esperados, é importante que seja executado corretamente e com mínimas chances de erros – algo que pode ser obtido por meio da automatização.
Considerando a alta quantidade de dados e informações financeiras que precisam ser analisadas, é fundamental que esse processo ocorra de forma eficiente, prática e acessível.
Quanto a isso, automatizar o planejamento orçamentário é uma ação eficiente, pois possibilita maior ganho de controle e direcionamento estratégico efetivo, visto que ocorre com base em registros confiáveis.
Para falar um pouco mais sobre o porquê as empresas devem automatizar o planejamento orçamentário, preparamos esse texto explicando como e quais as vantagens dessa prática. Confira os tópicos:
- O que é e qual a importância do planejamento orçamentário?
- Como montar um planejamento orçamentário?
- Quais os benefícios de automatizar o planejamento orçamentário?
- Como identificar qual o melhor tipo de planejamento orçamentário?
O que é e qual a importância do planejamento orçamentário?
O planejamento orçamentário se trata de um recurso de organização financeira que tem como intuito de fornecer uma melhor projeção de entradas, saídas e investimentos da empresa durante um determinado período.
A ideia desse sistema é, através do levantamento de dados, definir quais serão as despesas e receitas que deverão ser investidas ao logo desse prazo, permitindo uma melhor visão do cenário econômico da organização e gestão eficiente.
Afinal, muitas companhias ainda enfrentam desafios significativos nessa jornada, desde a falta de integração, alto volume de dados, erros manuais até a rigidez na adaptação a mudanças.
Diante disso, a importância do planejamento orçamentário se dá pelo fato de que, com este controle, é possível localizar oportunidades, ameaças, antecipar cenários e, com isso, tomar decisões estratégicas com base em dados.
Além disso, mais do que apenas uma ferramenta, o controle contribui diretamente no desenvolvimento da empresa, ajudando a fortalecer sua posição competitiva no mercado.
Como montar um planejamento orçamentário?
Agora que você já sabe o que é e qual a importância do planejamento orçamentário, é hora de saber como montá-lo. Veja abaixo quais são os aspectos indispensáveis nesse caminho:
- Ter objetivos claros e bem definidos
Antes de tudo, é crucial conhecer a empresa. Afinal, é a partir desse entendimento acerca do fluxo do negócio que é possível criar um planejamento mais preciso e eficaz, baseado na realidade atual da organização.
- Diferenciar gastos, custos e despesas
Para ter um bom planejamento, é importante, antes de colocá-lo na prática, conhecer algumas definições teóricas, entre elas, a diferença entre gastos, custos e despesas.
Isso porque, apesar de parecerem sinônimos, os termos têm diferenciações sutis, sendo o custo relacionado a produção de bens; despesas, que engloba gastos operacionais; e, por fim, os gastos, normalmente utilizado para despesas inesperadas.
- Fazer a previsão de vendas
É importante definir métricas de vendas para acompanhar as movimentações da empresa, fazer a previsão do planejamento e determinar a projeção de faturamento e recursos necessários para o futuro.
- Considerar as deduções
Além de registrar as receitas, é essencial considerar as deduções que serão aplicadas nesse período. Por isso, é preciso incluir todas as saídas previstas do orçamento.
Ao avaliar essas deduções, é possível garantir uma visão ainda mais precisa das finanças da empresa a longo prazo, o que permite uma preparação ainda mais sólida.
- Monitorar e revisar o planejamento
É importante destacar que a definição de gastos, receitas e investimentos não é algo definitivo. Com isso, o planejamento orçamentário pode e, deve, ser alterado sempre que necessário.
Deste modo, é fundamental sempre monitorar e revisar os planos, com o intuito de identificar novas oportunidades e melhor preparo frente a eventuais imprevistos.
- Definir a data de conclusão
No meio empresarial, constantemente, há mudanças. Por isso, é importante definir uma data limite para a conclusão do planejamento. Ter esse período alinhado irá ajudar a analisar se há a necessidade de buscar alternativas, bem como acompanhar de perto alterações com tempo hábil de saná-las.
Mesmo parecendo ser complexo efetuar esse passo a passo, uma vez que envolve diversos aspectos, saiba que, quando aplicados, oferecem uma gama de benefícios.
Quais os benefícios de automatizar o planejamento orçamentário?
Automatizar o planejamento orçamentário traz uma série de ganhos expressivos, entre eles, se destacam a eficiência e maior precisão das operações. Mas, para enfatizar ainda mais como isso acontece na prática, listamos aqui cinco vantagens. Confira:
- Centralização das informações
Partindo do princípio de que as organizações possuem diferentes departamentos e cada um deles gera dados diferentes, com a automatização, é possível centralizá-los em uma única plataforma, garantindo um melhor monitoramento.
- Agilidade
Com as informações em único lugar, é possível ajustar com rapidez cenários e previsões em tempo real, o que garante tomadas de decisões rápidas e assertivas.
- Redução de erros
Você sabia que a falha humana é um dos principais motivos que levam à erros? Neste aspecto, ao automatizar os processos, as chances de falhas que são maiores em processos manuais são eliminadas.
- Projeções
Com a ferramenta automatizada, é possível realizar análises e realizar simulações independentemente do nível de complexidade, o que ajuda na melhor e assertiva projeção de futuro.
- Eficiência operacional
Pode não parecer, mas coletar, consolidar e analisar dados é uma tarefa que leva muito tempo. Nesse aspecto, com a automatização dessas funções, esse período é reduzido significativamente.
Na prática, os benefícios com a automatização do planejamento orçamentário podem ser sentidos no dia a dia das operações, o que favorece para o melhor controle e desempenho do negócio.
Como identificar qual o melhor tipo de planejamento orçamentário?
O planejamento orçamentário pode ser elaborado de diferentes formas, seguindo as diferentes metodologias existentes, sendo que cada uma delas tem características que devem ser aplicadas de acordo com o cenário da empresa.
Os tipos de planejamento orçamentário são:
- Centralizado: em que o planejamento é realizado apenas pela diretoria da organização, sem o apoio de outras áreas;
- Base histórico: o qual considera dados do período anterior para alinhar a expectativas de custos e receitas;
- Base zero: fazendo jus à nomenclatura, essa modalidade cria todo o planejamento do zero, avaliando as necessidades da empresa sem considerar acontecimentos anteriores;
- Colaborativo: diferente do modelo centralizado, aqui são envolvidas todas as áreas, para que possam contribuir com insights alinhados às suas necessidades;
- Contínuo: esse modelo mantém o planejamento de 12 meses e, ao final de cada mês, realizam-se revisões e adiciona mais um mês.
O que irá determinar a escolha do tipo ideal do planejamento orçamentário será o perfil e as demandas da empresa em determinado período. Sabemos que esse processo não é algo fácil, ainda mais, para automatizá-lo. Mas, essa jornada não precisa ser algo desafiador e complexo, tendo o apoio da equipe certa.
Posts relacionados
